SANGATTA – Dalam upaya meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan dan memastikan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kutai Timur (Kutim) menggelar Entry Meeting Audit Kearsipan Internal di Ruang Rapat Dinas Kominfo Staper, kamis (14/8/2025).
Kegiatan ini menjadi langkah awal pelaksanaan audit internal kearsipan yang dilakukan oleh tim auditor dari Dispusip Kutim. Acara dibuka oleh Kadis Kominfo Staper Kutim Ronny Bonar Siburian didampingi Sekretaris Rasyid dan ikuti oleh para Kabid serta pengelola arsip.
Dalam sambutannya Kadis Kominfo Staper Ronny Bonar Siburian menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari akuntabilitas dan transparansi organisasi. Minta kepada semua pengelola arsip untuk mempersiapkan berkas untuk entry meeting audit kearsipan ini, tujuannya adalah untuk pembenahan dan meningkatkan kualitas pengelolaan arsip secara menyeluruh.
“Arsip ini bukan lagi bentuknya kertas, tapi digital karena berkas dalam bentuk kertas bisa memiliki resiko rusak kalau disimpan,” ujarnya.
Oleh karena itu, lanjut Ronny, apabila berkas dalam bentuk digital maka sampai kapanpun akan tersimpan dan tertata, sehingga kedepannya akan sangat membantu.
Dikesempatan ini, kata ia, Tim Dispus Kutim memberikan atensi terkait arsiparis, oleh karena itu dirinya berharap para pengelola arsip di Diskominfo proaktif dalam bertanya dan mau membenahi tata kelola arsip.
Senada apa yang disampaikan oleh Kadis Kominfo tersebut, Anjar Rahmawati, Ketua Tim Audit Kearsipan Internal dari Dispusip Kutim mengatakan memang kedepannya akan menggunakan arsip elektronik, namun tetap tidak mengabaikan berkas yang telah dihasilkan sebelumnya secara konvensional.
“Audit kali ini sedikit berbeda, kalau dulu hanya arsip konvensional yang di audit, kali ini dan kedepannya kami juga mengaudit arsip digital yang dihasilkan oleh Srikandi (aplikasi surat menyurat),” beber Anjar.
Diskominfo, kata ia jadi ujung tombak Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) dan salah satu komponen penilaian dari SPBE adalah Srikandi. Nilai SPBE bergantung dari penggunaan Srikandi ini dan penilaian Reformasi Birokrasi (RB) juga bergantung dari kearsipan.
“Perangkat Daerah menjadi penentu penilaian RB dari kearsipan ini, selain itu dukungan sarpras untuk pengelola arsip juga sangat diperlukan,” tutur Anjar.
Tim auditor kearsipan akan melakukan pemeriksaan terhadap aspek pengelolaan arsip serta meninjau sarana prasarana kearsipan. Audit ini merujuk pada Peraturan Arsip Nasional dan peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah. (G-S02)
